Workplace Service Delivery (WSD) mit ServiceNow - Infos & News

Workplace Service Delivery (WSD) bietet Ihren Mitarbeitern eine einheitliche Anlaufstelle für alle Services rund um das Thema Arbeitsplatz. Es umfasst Workplace Central (Oberfläche für Manager), Case Management (Ticketsystem für Facility Services), Visitor Management (Besucherverwaltung), Reservation Management (Reservierungsverwaltung) und Space Mapping (Visualisierung von Räumlichkeiten).

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Workplace Central - die zentrale Oberfläche für Manager

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Workplace Central unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitsumgebungen effizient zu verwalten und zu optimieren. Es vereinfacht die Verwaltung von Arbeitsplätzen und hilft, Ressourcen besser zu nutzen und die Produktivität zu steigern.

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Zu den Hauptfunktionen gehören:

Raumoptimierung: Mithilfe von Datenanalysen können Manager die Nutzung von Arbeitsbereichen überwachen und optimieren.
Reservierungsmanagement: Benutzer können Arbeitsplätze, Besprechungsräume und andere Ressourcen einfach reservieren.
Wartungsmanagement: Probleme können gemeldet und Wartungsarbeiten effizient geplant werden.
Lease-Verwaltung: Die Plattform bietet Tools zur Verwaltung von Mietverträgen und zur Nachverfolgung wichtiger Fristen.
Integration und Datenanalyse: Durch die Integration mit anderen Systemen und die Nutzung von Echtzeitdaten können fundierte Entscheidungen getroffen werden.

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Case Management (Fallverwaltung)

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Gestalten Sie die Bearbeitung von Arbeitsplatzanfragen und -problemen effizienter! Case Management hilft dabei, existierende und oftmals ineffiziente Prozesse zu verbessern bzw. zu digitalisieren. Dabei lassen sich eine Vielzahl von Arbeitsplatzservices abbilden und unterstützen:

Beantragung von Ausweisen bzw. Ersatzausweisen
Post- und Kurierservices
Anträge zur Wartung von Einrichtungen
Bereitstellung von Büroeinrichtung
Meldung von Störungen (z.B. defekte Kaffeemaschine)
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Zu den Hauptmerkmalen des Case Managements gehören:

Omnichannel: Mitarbeiter können über ein Portal, Mobilgeräte oder Chatbots Anfragen stellen und Informationen abrufen.
Automatisierung: Wiederkehrende Prozesse wie die Bearbeitung von Serviceanfragen oder die Dokumentation werden automatisiert, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
‍Verbesserte Zusammenarbeit: Teams können Anfragen priorisieren, verwalten und schneller lösen.
Einheitliche Benutzererfahrung: Eine intuitive Oberfläche erleichtert den Mitarbeitern den Zugang zu Services und Informationen.

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Visitor Management (Besucherverwaltung)

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Optimieren Sie den Empfangs und die Verwaltung von Besuchern in Unternehmen! Ziel ist eine eine nahtlose Check-in-Erfahrung für Gäste und reisende Mitarbeiter sowie eine verbesserte Visitor Experience. Visitor Management verbessert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch dafür, dass sich Besucher willkommen fühlen und gleichzeitig die Sicherheitsanforderungen des Unternehmens erfüllt werden.

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Zu den Hauptfunktionen gehören:

Registrierung und Check-in: Besucher können sich im Voraus oder vor Ort registrieren, was den Empfangsprozess beschleunigt.

Sicherheitsmanagement: Die Daten der Besucher werden erfasst und überprüft, um die Sicherheit im Unternehmen zu gewährleisten.
Automatisierung: Aufgaben wie die Kommunikation, das Drucken von Besucherausweisen oder die Bereitstellung von WLAN-Zugang können automatisiert werden.
Integration: Das System kann mit anderen Tools wie Raumreservierungen oder Zugangskontrollen verknüpft werden.
Übersicht und Planung: Unternehmen können vergangene, aktuelle und zukünftige Besucherregistrierungen einsehen und verwalten.

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Wichtigste Neuerung in WSD (Stand Januar 2025 Release)

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WSD wird regelmäßig mit neuen Funktionen und Verbesserungen aktualisiert, um die Benutzererfahrung zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Wir verfolgen dies Entwicklung gespannt und möchten einige Neuerungen bald bei unseren Kunden einsetzten.

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Hier die aus unserer Sicht spannendsten Neuerungen, die die Benutzererfahrung weiter verbessern und die Verwaltung von Arbeitsplätzen noch effizienter gestalten:

Workplace Services Kiosk: Ein benutzerfreundliches Self-Service-Tool (frei zugänglicher Bildschirm / Computer, der mit ServiceNow verbunden ist) für eine nahtlose Check-In-Erfahrung. Besucher können hier selbständig bestimmte Serviceinformationen erhalten sowie Services lokalisieren und nutzen (z.B. Wo ist die nächste Toilette / Küche / der Besprechungsraum, zu dem ich muss… - und wie komme ich auf schnellstem Weg dorthin)
QR-Code-Reservierungen: Arbeitsplätze und Räume können einfach durch das Scannen von QR-Codes reserviert werden.
Erweiterte Standortverzeichnisse: Verbesserte Kartenansichten und Filteroptionen, um die Navigation und Planung im Büro zu erleichtern.
Indoor Mapping: Neue Funktionen wie das Drucken von Karten und die Integration in Kiosksysteme.
Workplace Connectors: Integration von Umweltsensoren zur verbesserten Verwaltung der Arbeitsumgebung.
Mobile Workplace Agent: Verbesserte mobile Funktionen wie Kalenderansichten und erweiterte Suchmöglichkeiten.

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