Implementierung der ServiceNow Projekt Portfolio Management Suite (PPM)

Der Kunde, ein großer IT-Dienstleister, unterstützt Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche mit umfangreichen IT-Lösungen auf Basis modernster standardisierter Technologien, von klassisch über Cloud bis hin zu Mainframe. Des weiteren werden auch Services wie Compliance, Provider-Management, Transition, Transformation, Beratung und Vernetzung angeboten. Das IT-Service-Portfolio wird kontinuierlich um neue Themen wie Cloud-Services und DevOps erweitert, stets im Einklang mit den regulatorischen Vorgaben für Banken und Versicherungen. Die vielfältige Kundenlandschaft, das große Produktportfolio und laufend neue Anforderungen an die IT sorgen dafür, dass das Projektgeschäft floriert.

Bei der Implementierung der PPM Suite hat der Kunde nach einem Partner Ausschau gehalten, der das Projektgeschäfts des Unternehmens kannte und gleichzeitig Erfahrung ServiceNow Implementierungen hat. exccon hat bereits langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem Kunden, v.a. im Bereich Projektmanagement, und war einer der ersten ServiceNow Partner im deutschsprachigen Raum. Zudem hat exccon viele Jahre Expertise als Schulungsunternehmen und konnte auch diesen Teil des Projekts - die Mitarbeiterschulung - kompetent übernehmen.

Die zahlreichen Projekte stellten unseren Kunden vor große Herausforderungen. Es gab keine Gesamtsicht auf die komplette Ressourcenauslastung im Unternehmen. Mangelhafte Ressourcenabstimmungen zwischen Betrieb und Projekt stellen vor allem Projektmanager vor große Herausforderungen. Zudem führten unternehmensweite Standards und Richtlinien in Bezug auf das Projektmanagement zu einem hohen manuellen Pflegeaufwand von Projektdokumenten und die Notwendigkeit der Erstellung von umfangreichen Statusreports kostet Projektmanager viel Zeit. Abhilfe schaffen sollte die Einführung eines Tools: der ServiceNow Projektportfoliomanagement (PPM) Suite, die in die bereits bestehende ServiceNow Instanz des Kunden integriert werden sollte. ServiceNow PPM ermöglicht eine abteilungsübergreifende und effiziente Planung und Steuerung des Personaleinsatzes. Zudem sparen sich Projektbeteiligte durch Automatisierung verschiedenster Abläufe im Projektmanagement viel Zeit.

In einem ersten Schritt wurden im Rahmen eines gemeinsamen Gap-Workshops die Anforderungen definiert. Von Kundenseite haben dabei sowohl Projektmanager als auch Vertreter aus dem Ressourcen-, Projektportfolio- und Qualitätsmanagement teilgenommen, um eine ganzheitliche Sicht auf die Thematik zu gewährleisten. In diesem Termin hat sich rauskristallisiert, dass in einem ersten Release nicht die komplette PPM Suite implementiert, sondern der Fokus auf das Projekt- und Ressourcenmanagement gelegt werden sollte.

Anschließend hat exccon die Anforderungen als User Stories in ein Product Backlog übernommen und den Implementierungsaufwand geschätzt.

Die Entwicklung erfolgte agil: es gab einen regelmäßigen Austausch in Daily Standups, Sprint Reviews und Sprint Plannings. Die Umsetzung der User Stories wurde zwischen dem Kunden und exccon aufgeteilt. exccon hat sich insbesondere auf die Implementierung der Schnittstelle zu SAP sowie um das Rollen- und Berechtigungskonzept in ServiceNow gekümmert.

Um den Projektmitarbeitern den Umgang mit dem neuen Tool nahe zu bringen, hat exccon entsprechende Schulungsunterlagen erstellt. In diesen wurde für jede Projektphase erklärt, was in ServiceNow zu tun ist. Zusätzlich wurden Tipps und Tricks für den Umgang mit ServiceNow gegeben.  

Nach dem Go-Live hat exccon das Kundenunternehmen selbstverständlich in einer Hypercare-Phase sowie weiterführendem Support unterstützt.

• Zeitersparnis durch Automatisierung verschiedener Abläufe im Projektmanagement, Wegfall manueller Tätigkeiten
• Verwaltung aller Projekte im Unternehmen in einem Tool
• Verwaltung des gesamten Projektlebenszyklus von der Idee bis zur Ausführung in einem Tool
• Abteilungsübergreifende und effiziente Planung und Steuerung des Personaleinsatzes, dadurch bessere Ressourcenauslastung
• automatisiertes Reporting
• geringerer Pflegeaufwand von Projektdokumenten
• Implementierung nahe am out-of-the-box Standard, dadurch einfache Wartung des Systems